Zacznijmy od wymienienia korzyści z budowania bazy wiedzy (knowledge base) o procesach biznesowych (business process) w organizacji takich jak:
- Poprawa efektywności: dzięki bazie wiedzy o procesach biznesowych, pracownicy mogą szybciej uzyskać dostęp do informacji i wiedzy niezbędnej do wykonywania swoich obowiązków, co przekłada się na lepszą efektywność pracy.
- Ułatwienie szkolenia nowych pracowników: baza wiedzy, może służyć jako narzędzie do szkolenia nowych pracowników, umożliwiając im szybsze zapoznanie się z procesami i procedurami obowiązującymi w organizacji.
- Poprawa jakości usług: pracownicy mogą szybciej i dokładniej odpowiadać na pytania i potrzeby klientów, co przekłada się na lepszą jakość świadczonych usług.
- Usprawnienie zarządzania procesami: spisane procesy biznesowe pozwalają na lepsze zrozumienie funkcjonowania poszczególnych interakcji, przepływów pracy (workflow) w organizacji, co umożliwia ich usprawnienie i optymalizację.
- Poprawa komunikacji wewnętrznej: baza wiedzy o procesach biznesowych może służyć jako narzędzie do ujednolicenia sposobu przekazywania informacji w organizacji, co pomaga w poprawie komunikacji wewnętrznej.
Zmapowane procesy biznesowe i przeprowadzona analiza AS-IS do dobry początek do optymalizacji, w czym chętnie pomogę w Twojej organizacji.
Tworząc bazę wiedzy o procesach biznesowych na początku naszej drogi, po kilku krokach przejdziemy do szerszego zagadnienia jakim jest Baza wiedzy.
Baza wiedzy w organizacji to zbiór informacji, dokumentów i innych materiałów, które są gromadzone, udostępniane i aktualizowane w celu umożliwienia pracownikom szybkiego i łatwego dostępu do niezbędnych im informacji i wiedzy.
Baza wiedzy może zawierać m.in.:
- opisy procesów biznesowych, o korzyściach których zostało napisane trochę wyżej,
- procedury,
- instrukcje,
- szkolenia, w formie zarchiwizowanych notatek, nagrań audio czy wideo,
- informacje o produktach i usługach,
- a także odpowiedzi na często zadawane pytania (FAQ).
Jej celem jest ułatwienie pracy i poprawa efektywności pracowników poprzez udostępnienie im niezbędnych informacji i wiedzy oraz umożliwienie im samodzielnego rozwiązywania problemów.